小秘书的大智慧－工作心得及技巧

刘大爷

穆罕默德曾经说过：“山不走过来，我就走向山。”对于秘书来说，要想当好参谋，就要学会走向领导，不同的领导有着不同的性格，在与他们的沟通当中，要因人而异，特别要把握好以下几点：
1、在与领导沟通时要认清自己的位置
要切记自己是领导的助手，属于份内的事情要认真做好，除此以外不能擅做主张。要维护好管理层内部的团结，在向领导汇报、请示、反映问题时，不发表有关领导个人的议论，不当传话筒。
2、与领导沟通时要学会未雨绸缪，快速高效
领导每天需要面对和解决的事情很多，为了提高沟通的质量，秘书人员要提前把沟通的目的以及表达的方式思考成熟，对领导的工作日程也要有个清晰的了解，工作中很多细节都需要记录，领导说不定哪天就会提起某某事，不要一问三不知或是查找费很长时间，这样给领导的感觉是办事效率很低，不细心。
目前只要与我一面之缘的人，我都会添加到掌中蝶软件里，我的三个电子邮箱每天收到的大量邮件，也都通过它集中收发，软件一个最大的优点就是搜索功能，如：有一次，我要查找一封很久的邮箱，只记得当时这封邮件里提到的一个人名，刚好领导要问这个事，情急之下，我只能通过邮件内容包含关键字进行搜索，呵呵，真五秒就搜到了！要在平日记不住这个邮件题目，又有好几个电子邮箱的情况下，查找一封几个月前的电邮是非常困难的事。
3、针对不同性格的领导，采取不同的沟通方法
秘书平时在与领导的接触中，要学会观察，学会总结。针对不同性格的领导，找出适合与之沟通的方法。比如与冷静型的领导相处时，秘书人员可能会觉得对方难以捉摸，这就需要秘书人员善于观察，从领导日常的工作中去了解他的喜好，多聆听他的意见和建议，切勿自作主张；凡是领导交办的事务，务必要做到万无一失，对一些细微之处做到一丝不苟；雷厉风行、有魄力的领导通常性格爽快，很欣赏有才能的人。因此在与他相处时，可以大胆地提出自己的想法和建议，恰到好处地施展自己各方面的才能。在和这类领导相处时，除了要扎实稳妥地办事之外，还要注意在领导面前把握好一个表现的“度”。
秘书除了要面对领导，更多的时候是要面对各位同事。为了使各项工作顺利开展，在与同事相处时要把握好以下几点：
1、尊重他人，随和待人
在与同事的接触中，秘书人员要牢记：不该问的话坚决不问，不该开的玩笑坚决不开，不在任何同事面前说三道四。对每一位同事都平等相待，千万不要因为对某个人有意见或看不惯，就不屑于与其说话，这样很不利于团结。有时简单的一声问候就能营造和谐的氛围，使工作顺利开展。
2、讲究诚信，宽容待人
诚信是人与人之间沟通的基础。秘书人员在与同事相处时，要树立“诚信第一”的观念，答应别人的事情要做到言必信，行必果。即使由于某种原因没有做到，也要诚恳地向对方说明，取得对方的谅解。对于同事的一些小缺点和小毛病，不能挖苦讽刺；对于听到的一些关于议论自己的言论，也用不着去追根问底，要以一颗平常心对待，有则改之，无则加勉。总之，宽容是一种美德，它会让周围的人更加尊重你。
3、善于沟通、得到同事认可
要想和同事很好的沟通，就要善于在“情”字上下功夫，无论是在工作中，还是在生活上，要学会和同事沟通感情，某些工作需要与同事配合进行时，要学会主动承担责任，不斤斤计较。一个成功的秘书如果要做到八面玲珑、面面俱到，光是靠脑子记忆就太累了，好记性不如烂笔头，烂笔头不如好方法，去年11月份开始用掌中蝶软件，因为这个软件能自动会生成联系人生日短信并提醒，所以只要我知道生日的同事，我都会到那一天给他\她发送一条生日短信，逢年过节的时候，还能生成温馨的问候短信自动回复，帮助我这个大忙人做到八面玲珑。
日常工作和生活中，经常有人问我其它某人的相关通讯信息，以前，我都要查找电话薄，一条一条翻到后告诉，如果是面对面，我太忙碌就只能让问的同事自已查找，如果是电话联系，我只好自已查到告诉对方，而对方在电话里还要重复一次，怕听错了，如果同时涉及EMAIL地址类的，还真是更麻烦！这样折腾一次至少要花10分钟左右！现在，如果有人问我某某某电邮多少，怎么联系，我是第一步到掌中蝶软件联系人中找到某某某(10秒），然后复制联系人相关联系信息（2秒），最后粘贴到软件里新短信内容里（10秒）给问的人发送一条短信，告诉他，给你发短信了，自已看吧！ 这样不仅准确，而且节约时间，同事们都觉得我挺神的：）
办公室是一个职能部门，经常要接触来访或办事的群众，秘书与他们沟通时要把握好以下两个原则：
1、注重礼仪，微笑服务，态度积极
由于办公室代表着一个单位的形象，所以秘书人员一定要注意自己的自身形象，包括穿着打扮、说话的语气和用词。无论来访者是何种身份，秘书人员都要笑脸相迎，给来者留下美好的第一印象。要主动询问来访者的来由和目的，尽可能地帮他们提供相关的服务。在接听电话时，要主动问候来电者，并询问他所要找的人或所要办的事，语气要平缓，不能生硬，因为现在用软件后工作效率提高不少，所以对每一个来电都我都是很准确记录来电者的重要信息，并及时帮他转达或办理，这在以前忙碌的情况下是很难做到的。
2、耐心地倾听，积极地协调
办公室常常会遇到一些带有负面情绪的来访者，这时秘书人员首先要做一个忠实的听众，允许他们把心里话发泄出来，从中找出问题的症结所在。可以办理的，要与有关部门积极地协商，及时给予解决；因种种原因不能办理或无法解决的除了稳定来访者的情绪外，还要动之以情，晓之以理，耐心地向他们解释清楚，尽可能地使他们满意而归。对于那些不讲道理、故意刁难的来访者，最好的办法是使用缓兵之计，委婉地劝说来者先回去，了解情况后再说。
总之，秘书的工作比较繁杂，要想当好秘书这个角色，就要学会处理方方面面的关系，同时学习有效率的沟通！
此外，我发现每个人都会经常收到各种各样的广告信息，，比如，要你参加会议的，做网站推广，电脑维修维护，印刷服务，提供家政服务等等，它们都会以传真，电子邮件，以及名片的形式，而有时候人们也不需要，但某一天突然需要的时候这些资料是很难找，或又马上找不到！其实，可以把它们全部储存起来，，建好，一些发来的文档介绍也可以存在联系人相关内容里，也许某一天，会需要这些信息：）

子月2003

秘书官不大 但害谁的话 谁都跑不了

刘大爷

七七七

，我都会添加到掌中蝶软件里

妙不可言

很合题